Posta Elettronica Certificata: tutte le informazioni sulla Pec

Tutte le informazioni sul servizio di posta elettronica certificata (Pec) per sapere cos'è, a cosa serve e chi può utilizzarla

La Posta Elettronica Certificata (PEC) ha lo stesso valore legale di una raccomandata tradizionale con avviso di ricevimento. Per certificare l'invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio, con precisa indicazione temporale.

E’ possibile consultare ed estrarre gli indirizzi PEC di qualsiasi ente pubblico grazie all’Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Ogni PA ha l’obbligo di creare una casella PEC per ogni registro di protocollo e comunicare ciascun indirizzo all’AgID. 

Il ruolo di AgID

La normativa PEC attribuisce all’Agenzia per l’Italia digitale le seguenti competenze:

  • definisce le regole tecniche e provvede al loro aggiornamento;
  • gestisce l’iscrizione e l’elenco dei gestori di posta elettronica certificata;
  • vigila e controlla le attività esercitate dai gestori iscritti nell’elenco.

A chi richiederla

La lista dei gestori PEC è disponibile nella pagina dedicata Elenco gestori PEC

Come previsto dall'art.18 del D.M. 2 novembre 2005, l'AgID pubblica nella sezione "Link utili" di questa pagina l'elenco dei gestori PEC in formato PDF Advanced Electronic Signature (PAdES).

Cos'è la Pec

La Pec “Posta elettronica certificata” è lo strumento che consente lo scambio di comunicazioni e documenti la cui trasmissione è valida agli effetti di legge (art. 4, comma 1, DPR 68/05). Viene utilizzata in tutti i casi nei quali è necessario avere prova opponibile dell'invio e della consegna del messaggio di posta.
La Pec ha lo stesso valore legale della raccomandata con avviso di ricevimento solo se il mittente ed il destinatario utilizzano una casella Pec: in tal caso, l'avvenuta consegna del messaggio elettronico consente tra l’altro di ricorrere contro terzi.

La Pec è un sistema di “trasporto” di documenti informatici del tutto simile alla posta elettronica normale, che ha in aggiunta alcune peculiarità:

  • autenticazione del mittente,
  • garanzia dell'integrità e della riservatezza dei messaggi,
  • data certa di spedizione e consegna dei messaggi,
  • ricevuta di avvenuta consegna o avviso di mancato recapito,
  • tracciatura dei messaggi a cura del gestore.

Vantaggi

Semplificazione dei rapporti sia per i privati che per il settore pubblico, garanzia della trasmissione, sicurezza, valore legale della trasmissione (contenuto, data e ora, certezza della consegna, autenticità casella mittente), rapidità e risparmio economico.

Obbligo di utilizzo della Pec

Tutte le pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di utilizzare la Posta elettronica certificata per tutte le istanze e le comunicazioni valide ai fini dei procedimenti amministrativi di competenza.
Gli indirizzi Pec delle pubbliche amministrazioni sono disponibili attraverso la consultazione del sito www.indicepa.gov.it.

Anche le Imprese ed i Professionisti iscritti in albi e registri pubblici hanno l’obbligo di dotarsi di casella di Pec per lo scambio di comunicazioni e documenti con la Pubblica amministrazione. Ne consegue che il Comune di Padova ha l'obbligo di accettare, da questi operatori economici, le comunicazioni esclusivamente mediante la Posta elettronica certificata.
Le modalità di trasmissione cartacea sono ammesse solo se espressamente previste nei bandi di gara e nelle procedure di appalto pubblico, ai sensi del D.Lgs. n. 163/2006 (Codice Appalti).

Facoltà di utilizzo della Pec

Ai sensi del Codice dell'Amministrazione digitale, al fine di facilitare la comunicazione tra pubbliche amministrazioni e cittadini, è facoltà di ogni cittadino, in sede di presentazione di ogni singola istanza indirizzata ad uno specifico Settore o ufficio del Comune di Padova, indicare, secondo le modalità stabilite dal Codice stesso, un proprio indirizzo di Posta elettronica certificata da utilizzare ai fini della trasmissione e ricezione di comunicazioni.

Quando inviare comunicazioni via Pec al Comune di Padova

La Pec non deve essere utilizzata per la trasmissione di comunicazioni non ufficiali (per esempio: materiale pubblicitario, cataloghi, inviti, messaggi di prova, ecc).
Per lo scambio di informazioni e comunicazioni non ufficiali, per le quali non sia necessaria la registrazione a protocollo generale (ad esempio richieste di informazioni), sono disponibili le caselle di posta dei settori interni competenti, reperibili alla pagina Uffici del Comune di Padova.
Le caselle di posta certificata del Comune di Padova sono abilitate per la sola ricezione di comunicazioni mail di tipo certificato (c.d. da Pec a Pec).
Le istanze, dichiarazioni e documenti vanno inoltrate alla casella Pec istituzionale del Comune di Padova: protocollo.generale@pec.comune.padova.it collegata al Sistema di Protocollo e Gestione Documentale.
Ogni settore del Comune di Padova è inoltre dotato di una propria casella Pec, anch'essa collegata al sistema di Protocollo, alla quale vanno indirizzati direttamente ed esclusivamente i documenti relativi ai procedimenti amministrativi specifici di loro competenza.

Caselle Pec del Comune di Padova

La casella di Posta elettronica certificata del Comune di Padova è: protocollo.generale@pec.comune.padova.it        

Inoltre, ogni settore del Comune di Padova ha una propria casella Pec alla quale l'utente può inoltrare le proprie e-mail attraverso il sistema della Posta elettronica certificata - CASELLE PEC DEI SETTORI DEL COMUNE DI PADOVA 

Casi particolari: Suap e Sue
Tutti i procedimenti relativi alle attività produttive nel Comune di Padova vengono gestiti attraverso il portale del Suap (Sportello unico per le attività produttive) e l'invio in forma telematica deve avvenire in via esclusiva all'indirizzo di posta elettronica certificata suap@pec.comune.padova.it.

Per la presentazione delle pratiche edilizie in via telematica il punto unico di riferimento per il cittadino è il portale del Sue (Sportello unico per l'edilizia). L'invio in forma telematica deve avvenire in via esclusiva all'indirizzo di posta elettronica certificata ediliziaprivata@pec.comune.padova.it.

Requisiti delle Pec

Le comunicazioni inviate al Comune di Padova dovranno avere i seguenti requisiti:

  1. A ciascuna istanza dovrà corrispondere un unico messaggio Pec di trasmissione.
    Esempi:
    - un soggetto che debba trasmettere 3 domande (comprensive di tutti gli allegati) per la sua partecipazione a 3 diversi bandi o selezioni, dovrà inviare 3 messaggi Pec distinti, uno per ogni istanza che intenda presentare;
    - un Comune che debba inviare documenti relativi a 5 procedimenti diversi, dovrà inviare 5 messaggi Pec distinti, uno per ogni procedimento.
  2. Il singolo documento destinato a più Settori o Uffici del Comune di Padova dev’essere trasmesso in un unico messaggio e ad una sola delle caselle Pec disponibili, indicando nel corpo del messaggio gli uffici destinatari; sarà cura del Protocollo Generale assegnare il messaggio alle strutture interessate.
  3. Nell’oggetto della comunicazione occorre precisare il tipo di richiesta in forma sintetica ma esaustiva:
    Esempi:
    - domanda di patrocinio per [nome evento o manifestazione]
    - trasmissione fattura [oggetto della prestazione e riferimenti all'ordinativo]
    - richiesta di concessione sala comunale [luogo, data, orari]
  4. Nel corpo della mail potrà essere riportato:
    - Il Settore/Ufficio destinatario ed eventualmente il nominativo del responsabile del procedimento;
    - una breve descrizione della motivazione della trasmissione. Nel caso di invio di successive comunicazioni (es. integrazioni, invio rendicontazione, ecc..) si dovrà fornire il riferimento all’istanza principale, richiamandone l’oggetto, la data di invio e, se conosciuto il numero di protocollo di registrazione al Protocollo Generale;
    - dati identificativi del richiedente.

Allegati (formati ammessi)

Ai messaggi in entrata, ricevuti alla casella Pec possono essere allegati esclusivamente file nei formati maggiormente riconosciuti da uno standard de jure o standard di fatto. Fanno eccezione i documenti sottoscritti con firma digitale per i quali si applicano, oltre alla norma generale del Cad, vincoli previsti dalle norme specifiche di materia.
In particolare i formati ammessi sono i seguenti, suddivisi per categoria:

  • Formato testi/documenti: (TXT, XML, PDF, PDF/A, ODT, DOCX)
  • Formato Immagini:  (GIF, JPG, BMP, TIF, EPS, SVG,PDF)
  • Formato Video (MPG, MPEG, AVI, WMV,FLV, MOV, VOB,OGG,SWF)
  • Formato Vettoriale: (DWG, DXF,SVG, Shapefile)
  • Formati email (SMTP/MIME, EML).

I documenti sottoscritti con firma elettronica qualificata o avanzata devono essere generati esclusivamente in formato PDF/A e in formato CADES-BES ovvero in formato 'P7M'.
I documenti, istanze o qualsiasi altra documentazione da inviare agli sportelli unici Suap, Suep, Sue, qualora sottoscritti digitalmente, dovranno essere firmati nel formato CADES-BES cioè in formato 'P7M'.
Le fatture elettroniche devono essere obbligatoriamente in formato XML con sottoscrizione di tipo CADES-BES (P7M) o XADES-BES (XML).

In conformità alle nuove norme tecniche che regolano le comunicazioni e trasmissioni di documenti in materia di processo telematico civile e penale è ammesso anche il formato di firma PADES-BES, ovvero documenti in formato PDF firmati con la tecnologia di firma digitale PDF. In questo caso e per tutti i casi in cui, fatta esclusione la casistica precedente, si ritenga di utilizzare la firma di tipo PADES-BES, essa è accettata.
In ogni caso, quando ricorre il tipo di firma PADES-BES (firma di tipo PDF su documento in formato PDF), è obbligatorio che nel corpo del messaggio di Pec o CEC-PAC o PEO di inoltro al Comune, sia fatta esplicita menzione che il tipo di documento è sottoscritto con la tipologia di firma digitale PDF (PADES-BES).  E' pure obbligatorio che la firma in formato PDF su documenti PDF sia di tipo esplicito- vale a dire con campo firma visibile - e non 'invisibile' – cioè interno al documento.
Rimane l'obbligo che tali documenti, prima della sottoscrizione, siano prodotti in formato PDF/A.

Altre caratteristiche richieste per gli allegati
1. denominazione dei file comprensibile e tale da consentirne il riconoscimento e dare una sintetica descrizione del contenuto (ad esempio “domandapatrocinio.pdf" oppure "Planimetriagenerale.pdf");
2. assenza di caratteri speciali, segni di interpunzione o accenti nella denominazione del file;
3. la somma dei file allegati ad un messaggio Pec non dovrà superare la dimensione massima di 30 MB totali.
4. nel caso di più allegati trasmessi in formato immagine a seguito di processo di scansione, le pagine di ciascun file dovranno essere omogenee per “dimensione pagina” (formato A4, margini, ecc.), “orientamento” (verticale/orizzontale), scelta cromatica della scansione (preferibilmente in bianco/nero).

Normativa di riferimento

  • Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 03/12/2013, "Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del Codice dell'Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005", art. 11 e segg.
  • Circolare del Ministro per la Pubblica amministrazione e l'Innovazione n. 2/2010 del 19/04/2010 “Informazioni per la gestione delle caselle di Posta elettronica certificata”.
  • Circolare del Ministro per la Pubblica amministrazione e l'Innovazione n. 1/2010 del 18/02/2010 “Uso della Posta elettronica certificata nelle amministrazioni pubbliche”.
  • Legge 18/06/2009, n. 69, "Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile", art. 34.
  • Direttiva del Ministro per l'innovazione e le tecnologie 18 novembre 2005 “Linee guida per la Pubblica amministrazione digitale”.
  • Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82 “Codice dell'Amministrazione digitale”, in particolare art. 6 e 47.
  • DPR 11/02/2005, n. 68, “Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3”.

Per informazioni

Ufficio protocollo del Comune di Padova
telefono 049 8205263 - 8205273 - 8205079, sportello tel. 049 8205391
fax 049 8207140
pec protocollo.generale@pec.comune.padova.it  

Responsabile: dott.ssa Valeria Pavone

Link utili

Leggi decreti e direttive

Allegati tecnici

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